GUÍA PASO A PASO PARA INGRESAR DATOS DE SUMINISTROS EL PAP 2019

1. Use Google Chrome para acceder al sitio web de PRISM: prism.ippf.org

2. Escriba su nombre de usuario (Username) (el mismo que usaba en el SGIe), asegúrese de que el idioma seleccionado sea el Español y oprima el botón SIGN IN (ingresar).

3. Seleccione Suministros y luego APB (PAP)

PASO 1 – Ver o Agregar Producto

Verifiqueque tanto la Entidad (Asociación) como el año estén seleccionados correctamente. Para el procesamiento del PAP actual por favor seleccione 2019.

Seleccione el icono Agregar Producto para incorporar nuevos productos al informe.

Busque en la base dedatos ya sea por código o con parte del nombre del producto. Oprima el botón SEARCH (Buscar) y cuando se muestren los productos correctos oprima el ícono “+”. Repita el procedimiento tantas veces como sea necesario hasta completar todos los productos quenecesite. Asegúrese de estar buscando los productos en el catálogo apropiado.

PASO 2 – Proyecciones de distribución

Para cada uno de los productos que fueron agregados en el PASO 1 seleccione el icono de lápiz para añadir los detalles de las proyecciones de distribución.

Hay tres columnas que deben llenarse para las proyecciones de distribución del año actual (2017, que debe ser al menos de la magnitud de los datos reales del Informe Semestral – IS), para el año del PAP que se está elaborando (2019) y para el año siguiente (2019)

Proyecciones de distribución / Días sinexistencias

Esta es una nueva característica que no estaba disponible previamente en el SGIe. En este campo usted puede incluir el número total estimado de días sin existencias para el año en curso (2017) y para el año del PAP (2019). Este dato permite al programa realizar un mejor cálculo del consumo mensual promedio, dado que solamente tomará en cuenta los meses en losque hubo producto disponible y, por lo tanto, evita cálculos erróneos de las cantidades necesarias. El usuario puede también añadir comentarios como en el sistema anterior.

Después de finalizar la captura de todos los datos, asegúrese de oprimir el botón GUARDAR, localizado en la parte superior de la ventana de proyecciones.

PASO 3 – Movimientos

De la misma forma que en el PASO 2, usted debe seleccionar el icono de lápiz para acceder a la información. Enseguida, en una pantalla emergente de Movimientos (Movement) usted debe incluir la información sobre los envíos estimados para 2017.

Después de ingresar todos los envíos próximosa recibir, usted debe registrar todos los ajustes estimados para el año encurso 2017 (tales como productos caducados, etc.). Usted puede también anotarcomentarios en la parte inferior de la pantalla y, finalmente, una vez que losdatos de cada producto hayan sido capturados, asegúrese de oprimir el botónGUARDAR localizado en la parte superior de la pantalla.

PASO 4 – Envío

De la misma forma que los dos pasos anteriores, usted deberá seleccionar el ícono de lápiz para abrir la pantalla emergente donde los datos de Envío (Shipment) serán capturados. En esta pantalla usted debe oprimir el botón ACTUALIZAR AM para mostrar lo que el programa, con base en parámetros estándar, estima será la orden ideal del product.

Si usted desea cambiar algunos de los parámetros usados en el cálculo, aplique el siguiente procedimiento. De nuevo, asegúrese de oprimir el botón GUARDAR después de capturar los datos de cada producto.

Meses de existencias al final del Año del PAP 2019 (Balance de cierre deseado 2019): La opción predefinida es 9 meses de existencias calculadas al 31 de diciembre de 2019; pero el usuario puede modificar este parámetro. Tenga cuidado en su selección para asegurar que, por una parte, no queden demasiadas existencias que pudieran crear problemas potenciales de caducidad; o bien, que queden muy pocas existencias de tal forma que lo más probable sea la necesidad de crear órdenes suplementarias en 2019.

Orden Alternativa: Escriba la solicitud en unidades completas (por ejemplo ciclos para orales, o condones individuales) y luego oprima el botón ACTUALIZAR AM para que la cantidad a enviar se calcule en cajas completes.

Enviar por: Este parámetro puede cambiarse entre Carga Marítima (menos caro – mayor tiempo para recibirla) y Carga Aérea (más cara – menor tiempo para recibirla). Por favor tome en cuenta también que la mayoría de los productos farmacéuticos requieren algunas condiciones específicas de temperatura no pueden ser enviados en contenedores oceánicos normales en unidades parciales. Para envíos transoceánicos, el único método disponible para productos farmacéuticos son contenedores repletos con temperatura controlada.

PASO 5 – Cotizaciones / Estimaciones / Órdenes

Cuando todos los datos de todos los productos hayan sido incluidos en los pasos anteriores, usted puede continuar con el paso5. En este paso puede ser necesario oprimir el botón CREAR QEO (Cotizaciones /Estimaciones / Órdenes) para generar un informe y cotización del costo total el envío planeado. Al seleccionar el número de ID (6243 en el ejemplo siguiente) se desplegará una pantalla con los detalles de la cotización. Habrá una cotización separada por modo de transporte en caso de que se haya seleccionado que los productos se envíen separadamente. Si usted cambia la información dealgún producto en el Paso 4 deberá oprimir de nuevo el botón CREAR QEO para que generar la cotización actualizada.

PASO 6 – Enviar PAP (Submit APB)

Una vez que las cotizaciones obtenidas en el PASO 5 sean de su agrado, usted puede proceder con este último paso. En este paso el usuario certifica que la información es correcta al seleccionar la casilla de verificación, la cual activa el botón ENVIAR PAP. Una vez activado el botón, usted puede oprimir ENVIAR PAP, con lo que la información será registrada y bloqueada en el sistema.

LA AYUDA SIEMPRE ESTÁ CERCA

Hemos simplificado encontrar ayuda en PRISM para losusuarios al proporcionar una aplicación de Ayuda y Soporte [Help & Support] en la parte inferior de cada página. Esto le permiteenviar solicitudes de soporte técnico (tickets) sin tener que localizar unportal de soporte o recordar los correos electrónicos de soporte de IPPF.

Para obtener ayuda, simplemente seleccione el botón Help & Support [Ayuda y Soporte] e ingrese el Asunto y la Descripción.

Asegúrese de que el sistema indicado y la región sean correctos. A continuación, seleccione Send [Enviar].

Usted puede también adjuntar capturas de pantalla o tomar una captura de pantalla seleccionando el icono de la cámara. También puede buscar en la base de conocimiento de IPPF a través de la aplicación de Ayuda y Soporte.

Además, puede enviar un correo a prismwhr@ippfwhr.org para recibir soporte.